Sicherheitsinstrumente

In sicherheitssensiblen Bereichen gilt: Das Wichtigste ist, das Wichtige zu wissen.

Wir alle kennen Teammitglieder, die viel zu lange, zu unspezifisch, zu unstrukturiert oder zu kompliziert kommunizieren. Andere wiederum teilen sich stets zu wenig mit. All das führt zu fehlender Motivation, Verzögerungen, Krankenständen und zu Fluktuation.

Im Folgenden finden Sie bewährte Kommunikationstechniken. Um diese umzusetzen braucht es dreierlei:

• Unterstützung der Führungskräfte
• Training der Teams
• Begleitung bei der Einführung in der Praxis

Training, Training, Training

Kommunikation im Team ist eine nicht-technische Kompetenz, die für den Gesamterfolg sehr relevant ist. Als solche kann sie nicht vorausgesetzt, sondern muss durch Trainings vermittelt werden.

Zu den gängigsten Kommunikationswerkzeugen gehören:

Briefing/Debriefing

Diese kurzen Vorgespräche helfen, dass Teams ein einheitliches Bild der Situation und der nötigen Prozessschritte haben. Dabei wird mitvermittelt, in welchem Sozialgefüge und auf welchem Level der Kooperation die nachfolgende Tätigkeit stattfindet. Als einer der wichtigsten Punkte werden die aktuellen »Threats« besprochen: Das sind spezielle Themen, die tagesaktuell sind und nicht immer von allen im Team bedacht werden, wenn kein Briefing gemacht wird.

Im Debriefing findet gemeinsames Lernen statt: Was hat gut funktioniert, was könnten wir das nächste Mal verbessern?

Strukturierte Kommunikation

In allen Hochzuverlässigkeits-Organisationen wird Wert darauf gelegt, dass die jeweiligen Beteiligten Information strukturiert austauschen. Dadurch wird Zeit gespart und die Vollständigkeit und Relevanz der übermittelten Information erhöht.

Closed Loop Kommunikation

Der Inhalt relevanter Information wird rückbestätigt. Es muss genau überlegt und trainiert werden, wo und wann dieses Werkzeug zielführend eingesetzt wird.

Kommunikation im steil hierarchischen Umfeld – »speak up«

In steil hierarchischen Organisationen entstehen Informationslücken und Zwischenfälle regelmäßig durch ein Zurückhalten relevanter Informationen aufgrund der Befürchtung von unsachlichen Entgegnungen oder der Angst, Fehler zu machen. Durch vordefinierte und trainierte Kommunikationsabläufe kann das verhindert werden.

Huddle

Ein Huddle ist ein kurzes Zusammenrufen des aktiven Teams, in dem spontane Planänderungen kommuniziert werden: Alle kennen sich aus, alle wissen Bescheid. Es wird keine Zeit verloren.

Feedback geben und nehmen

Persönliche Eindrücke werden kommuniziert und es wird damit entsprechend umgegangen. Dieses Werkzeug ist besonders heikel bei seiner Einführung und setzt sich nur langsam durch. Deswegen benötigt es sorgfältige Vorbereitung und gutes Training – sowohl wie Feedback gegeben wird als auch wie es angenommen wird. Falsch gegebenes oder empfangenes Feedback kann eine Beziehung belasten und unerwünschte Probleme verursachen.

Kritikgespräch

Wie formuliere ich Kritik? Wie kann ich jemandem kommunizieren, wie seine Arbeit, seine Leistung, sein Verhalten verbessert werden kann? Auch das soll trainiert werden.

AssekuRisk Trainer*innen sind in diesen Kompetenzen besonders ausgebildet und haben aufgrund ihrer umfangreichen beruflichen Erfahrung viel Know-how in der praktischen Umsetzung. Sie vermitteln relevante Tipps und Tricks für die alltägliche Anwendung.

Alle machen es immer gleich.

Ein Handlungsritual auf kleinster Ebene wird in der Luftfahrt »Procedure« genannt. Es ist wichtig, dass gewisse Abläufe von allen Mitarbeiter*innen immer auf die gleiche Weise erledigt werden. Wenn ihre Belegschaft darüber aufgeklärt wird und im Training selbst erlebt, dass eine Vereinheitlichung eine enorme Erleichterung der Arbeit bedeutet und gleichzeitig Sicherheit gewährleistet, wird dieses Vorgehen nicht als Bevormundung missverstanden, sondern gerne angenommen.

Procedures sind einfache Handlungsrituale, wie sie jeder Mensch im Alltag für sich selbst entwickelt hat (Geld, Schlüssel, Handy, Brille dabei?). Stabile Procedures wirken sehr robust gegenüber Störungen. Teamkollegen wissen exakt, welcher Schritt als nächstes kommt. Die Handlungsabfolgen werden harmonisiert, vereinheitlicht und vereinfacht. Best Practise ist der Maßstab. Gleichzeitig ist es jederzeit möglich, von Procedures abzuweichen, wenn es die Situation erfordert. Die Resilienz der Abläufe ist das Wichtigste, und die Eigenverantwortung der Mitarbeiter*innen soll in gleichem Maß erhöht werden.

Einsatzbereich von Procedures

Procedures werden überall dort eingesetzt, wo verschiedene Personen gleiche Tätigkeiten in verschiedenen Teamkonstellationen durchführen müssen oder besonders heikle Tätigkeiten richtig durchgeführt werden müssen. (Zum Beispiel die Annahme eines Auftrages, die Übergabe von einer Abteilung zur nächsten, die Inbetriebnahme von Anlagen, der Beginn von Wartungsarbeiten etc.)

Entwicklung von Procedures

Unsere Expert*innen entwickeln mit den Teams vor Ort und Ihren Sicherheitsfachleuten Procedures, die dem Best-Practise-Ansatz entsprechen und für Ihren Anwendungsfall sinnvoll sind. Wo die Einführung von einheitlichen Procedures die beste Lösung ist, wird in unseren Projekten im Sicherheitsaudit erhoben.

Schulung von Procedures

In unseren Trainings werden die Mitarbeiter*innen über den Sinn von Procedures aufgeklärt, die Wirkungsweise wird erläutert und die Anwendung trainiert. Unsere Trainer*innen wissen, wie wichtig praktische Relevanz, Nutzen und Akzeptanz sind. Die tägliche Arbeit muss entbürokratisiert und vereinfacht werden. Diese Botschaft wird in den Trainings vermittelt und kommt sehr gut an.

Wenn es wichtig ist, dass ALLES von JEDEM erledigt wird.

Das »Vergessen« ist einer der häufigsten menschlichen Fehler. Checklisten sind wichtige Erinnerungshilfen. Sie müssen einfach, kurz und klar sein.

Unter Zeitdruck und Stress steigt das Risiko, wichtige Arbeitsschritte zu vergessen um das Vierfache. Das Instrument Checkliste hat in Unternehmen überall dort große Bedeutung, wo das Auslassen wichtiger Arbeitsschritte zu Schäden führen kann. Checklisten sollen möglichst kurz sein und nur wichtige bzw. kritische Punkte/Abläufe enthalten.

Arten von Checklisten

Check & Verify, Read & Do Checklisten

Checklisten, in denen an definierten Momenten überprüft wird, ob alles seine Richtigkeit hat (Check & Verify). Checklisten, mit denen zu gewissen Momenten in der festgelegten Reihenfolge Prozessschritte aktiv ausgeführt werden (Read & Do).

Transferchecklisten

Transferchecklisten begleiten einen Prozess. Wichtige Informationen können so prozessbegleitend weitergegeben werden. Diese Checklisten erzeugen Teamwork in Serie und helfen, Übergaben zu strukturieren.

Team Time Out Checklisten
Diese Checklisten werden gemeinsam im Team gelesen, wenn es wichtig ist, dass zu einem bestimmten Moment alles stimmen muss. Diese Checklisten erzeugen Teamwork parallel. Ein Teammitglied überprüft das andere, im Sinn der guten Kooperation und nicht im Sinn fehlenden Vertrauens. Der Einsatz dieser Checkliste ist besonders trainingsintensiv. Wenn die Anwendung diese Werkzeugs nicht trainiert wird, funktioniert es in der Regel nicht.

Quick Reference Cards (QRC)

Diese Karten dienen als schnelle Referenz. Sie können ein Procedure unterstützen, bis es zur Gewohnheit wurde. Sie können einen Ablauf unterstützen und als individuelle Erinnerungshilfe dienen. Während Checklisten in erfolgskritischen Momenten verwendet werden müssen, sind Quick Reference Cards eine Hilfestellung der Organisation, um ohne viel Mühe etwas richtig machen zu können. Nach dem Motto: Mache es Mitarbeiter*innen leicht, das Richtige zu tun und schwer, das Falsche zu tun!

Übergabechecklisten

Eine Übergabecheckliste soll sicherstellen, dass bei Übergaben über die wichtigen Punkte in der besten Reihenfolge gesprochen wird. Zu oft ist der Lieferwagen wieder weg, wenn bemerkt wird, dass noch etwas fehlt.

Checklistenerstellung

Checklisten müssen einfach, übersichtlich und gemäß »Human Factor Designkriterien« gestaltet werden. Im Rahmen der Entbürokratisierung von Arbeit sollen Checklisten auf das Einfachste reduziert werden. Nur dann erfahren sie die nötige Akzeptanz und werden tatsächlich verwendet. Sehr häufig finden wir bei unseren Audits Checklisten, die unübersichtlich und kompliziert sind. Oft hat es den Anschein, als würden diese Checklisten eher Haftungsansprüche abwehren, als die Sicherheit der betroffenen Abläufe unterstützen wollen.

Kritische Situationen berichten, um daraus zu lernen

Mitarbeiter*innen haben die Möglichkeit, in einem Meldeportal anonym kritische Zwischenfälle oder Vorfälle zu berichten. Unsere Experten werten die Meldungen aus, kommentieren sie und geben Empfehlungen dazu ab. Die Belegschaft kann die Meldungen anonymisiert im Portal einsehen.

Gemeinsam mit der Risk- und Safety-Management-Abteilung werden Maßnahmen überlegt, wie kritische Situationen in Zukunft verhindert oder entschärft werden können. Es geht darum, Schwachstellen zu erkennen, Schäden zu vermeiden und andere Teammitglieder zu informieren, welche kritischen Vorfälle passiert sind.

Fehlermeldesysteme haben sich in hochzuverlässigen Systemen flächendeckend durchgesetzt. Damit sie gut funktionieren, braucht es eine entsprechende Sicherheits- und Meldekultur. Dafür braucht es wiederum Training – zur Herstellung des Bewusstseins und der richtigen Einstellung.